10 preguntas sencillas para gestionar un cambio complejo

Hablar de gestión de empresa es hablar de cambio y transformación. En realidad, siempre ha sido así, pero en los últimos años la velocidad a la que se han producido las revoluciones tecnológicas y sociales (y como estas han impactado los patrones de consumo de los clientes) ha evidenciado más que nunca la necesidad que tienen las organizaciones y sus profesionales de transformarse, cambiar y por lo tanto evolucionar.

Hacer frente a un proceso de transformación es un reto mayúsculo. Y lo es, independientemente de que este cambio deba producirse de forma organizativa, departamental o individual.

Gestionar la transformación es sinónimo de complejidad. Cada vez son más los elementos que hay que considerar para diseñar la estrategia de cambio con ciertas garantías de éxito. En la mayoría de las ocasiones nos focalizamos en encontrar respuestas razonablemente complejas… sin embargo existen preguntas, relativamente sencillas, que pueden ser un buen punto de partida.

 

Tanto si ya hemos iniciado la transformación como si estamos en su ejecución, las siguientes preguntas nos pueden ayudar a reflexionar sobre aspectos fundamentales a tener en cuenta o sobre los que habrá que actuar.

1.¿Qué está pasando? Y ¿Cómo nos afecta?

Entender las variables que nos impactan es el principio básico de cualquier proceso de cambio. Si no hacemos la reflexión adecuada y en profundidad sobre como es nuestro contexto, los factores exógenos que nos impactan y los elementos endógenos que nos caracterizan, es probable que la hoja de ruta de la transformación sea errática y gran parte de nuestros esfuerzos nos conduzcan a un lugar diferente del que en realidad debemos llegar. Comprender que está pasando y que impacto tiene en nosotros en el presente y a medio plazo es un punto de partida fundamental.

2.¿Para qué tenemos que evolucionar?

Una persona y una organización se moviliza al cambio cuando encuentra la razón de ser del mismo. Cuando se analiza el contexto y sus variables es más fácil comprender para qué tenemos que hacer algo diferente. Encontrar el auténtico propósito del cambio es la piedra angular del proceso. Sin un propósito claro, sin definir el para qué, no habrá auténtica transformación.

3.¿Cómo vamos a transmitir la necesidad de transformarse?

Tan relevante como entender el contexto y las variables y una vez definido el propósito del cambio, es reflexionar y planificar como se va a comunicar la necesidad del proceso de transformación. La comunicación siempre es fundamental, pero si se trata de un proceso de evolución colectiva aún lo es más. En gran medida el éxito de la transformación está ligado a que el cambio y su razón de ser se entienda y se comparta por el total de la organización.

4.¿Qué capacidades necesitamos para cambiar? y, ¿Qué capacidades tenemos que adquirir?

Abordar un proceso de cambio implica contar con las capacidades y con los conocimientos necesarios. Que habilidades son necesarias, que disciplinas tenemos que conocer y cual es nuestro punto de partida tanto individual como colectivamente sobre cada una de ellas es una reflexión necesaria. No se puede enfrentar un proceso de transformación sin ampliar nuestros conocimientos y sin conocer el grado de competencia de nuestras habilidades. Por ello hacer autocrítica sobre el nivel de nuestros conocimientos y habilidades resulta esencial.

5.¿Quién nos puede ayudar?

La complejidad del contexto en el que vivimos explica la necesidad de responder a esta pregunta. Cuanto más complejo es el contexto más necesario se hace saber quien y de que manera nos puede ayudar. Identificar las palancas internas y las ayudas externas se convierte en un aspecto tan determinante como el análisis de capacidades y habilidades. Gestionar un proceso de transformación no es un ejercicio individual sino un proyecto colectivo.

6.¿Qué podemos hacer diferente? Y ¿Qué vamos a hacer en realidad?

Uno de los errores mas comunes en cualquier proceso de cambio es no definir que tipo de acciones y/o comportamientos vamos a hacer de forma diferente. Y, en la misma línea, otro error de cálculo es dimensionar de forma errónea nuestra capacidad de actuación real. El exceso de optimismo o la adopción de una actitud voluntarista pero poco real ante el cambio nos generará frustración y un innecesario consumo de energía.

7.¿Cómo nos vamos a enfrentar a la resistencia al cambio?

Existe una obviedad: la resistencia al cambio es inherente al cambio en sí mismo. Por ello, preguntarnos con cuanta mayor antelación posible cual va a ser nuestra aproximación a la resistencia al cambio ayudará a que la fricción ante el mismo sea menor, o, cuando menos, a saber, que alternativas o estrategias hay que considerar.

8.¿Qué roles van a ser necesarios? Y ¿Cómo los vamos a asignar?

No es inteligente abordar un proceso de cambio sin saber quien hará qué. Con demasiada frecuencia la asignación de los roles fundamentales es incierta o indefinida. Sin embargo, dando por hecho que gestionar un proceso evolutivo no es una cruzada individual, resulta coherente identificar quienes adoptarán los roles en la transformación y como llevaremos a cabo su asignación.

9.¿Cómo vamos a definir el progreso del cambio?

No importa el tiempo que dediquemos a responder todas las preguntas anteriores si no dedicamos el esfuerzo suficiente a identificar las métricas, indicadores y OKR’s que nos permitirán valorar en que medida nuestra transformación está teniendo lugar. Si no se sabe que forma tiene nuestra evolución será dificil corregir las desviaciones que con total seguridad se producirán en nuestra hoja de ruta de transformación.

10.¿Cómo vamos a celebrarlo?

Puede resultar a priori una pregunta banal. Nada más lejos de la realidad. Cualquier proceso de transformación consume una cantidad ingente de recursos en forma de tiempo y esfuerzo y supone una actividad adicional a la rutina cotidiana normal de cualquier persona. Una transformación es una carrera de fondo que implica trabajo, consumo de energía y desgaste emocional. Por ello es fundamental pensar como celebraremos el alcance de los avances y progresos del proceso de evolución.

Con seguridad habrá más preguntas sobre las que reflexionar, pero esta entrada no pretende construir ningún modelo de change management, ni tampoco crear una secuencia ordenada sobre que aspectos debemos indagar. El objetivo es sensibilizar acerca de la importancia que tiene preguntar e indagar a la hora de iniciar uno proceso evolutivo sea del tipo que sea.

En definitiva, poner de manifiesto que, detrás de la complejidad que entraña cualquier proceso de cambio, formularse las preguntas adecuadas, es condición sine qua non para poder transformar.

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